Положение о структуре управления программой (планом, проектом)
ПОЛОЖЕНИЕ
и регламент управления проектами
МБОУ «Звонаревокутская СОШ»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящий документ описывает общие положения и технологию ведения проектов МБОУ «Звонаревокутская СОШ».
Документ является обязательным для изучения и исполнения всеми сотрудниками школы.
Документ содержит три основных раздела:
- Общие принципы, закладываемые в положение и технологию;
- Роли — Зоны ответственности, выделяемые в управлении проектами;
- Стандарт управления проектом.
2.1. Цели настоящего положения
Целями разработки и внедрения настоящего положения являются:
- Повышение прозрачности хода реализации проектов для руководителей и заинтересованных сотрудников МБОУ «Звонаревокутская СОШ»;
- Накопление и распространение опыта и знаний, получаемых в ходе реализации проекта от участников проекта другим сотрудникам МБОУ «Звонаревокутская СОШ»;
- Повышение качества выполняемых работ по проектам МБОУ «Звонаревокутская СОШ»;
- Адекватная оценка вклада каждого участника в результаты проектов;
- Повышение производительности выполняемых работ, т. е. создание возможности для выполнения большего количества проектов;
- Повышение экономической эффективности проектных работ;
- Внедрение инструментов материального стимулирования, позволяющих повысить заинтересованность участников в успешной реализации проектов.
2.2. Границы применения настоящего положения
Область применения настоящего положения:
От начала выполнения проектов к МБОУ «Звонаревокутская СОШ» до завершения выполнения проектов компании.
2.3. Модель управления проектами МБОУ «Звонаревокутская СОШ» (критерии выбора решений)
В настоящем документе как базовая предлагается следующая модель управления проектами.
1. Выделение только трех фаз проекта:
- Инициирование;
- Выполнение;
- Завершение.
2. Выделение четырех важнейших подсистем управления:
- Управление результатами;
- Управление временем и работами;
- Управление знаниями;
- Управление затратами.
Выбор вышеуказанных элементов является экспертным мнением автора. Исходной посылкой является то, что необходимо отработать важнейшие элементы проектной технологии. В дальнейшем возможно расширение используемых инструментов и технологий.
Как дополнительная выделяется подсистема управления качеством.
В рамках всех выделенных выше подсистем должны быть разработаны регламентные действия в случае возникновения отклонений в реализации проекта.
В качестве экспертных идей настоящего положения предлагаются следующие:
- Минимизация документов по ведению проектов;
- Выделение главных инструментов в каждой из подсистем управления, а именно одна подсистема — один важнейший документ.
В основу реализации модели управления проектами заложены следующие ключевые тезисы:
- Организационное разделение ответственности между задачами целеполагания и выполнения работ по достижению поставленных целей;
- Одна подсистема управления — один главный инструмент (но не единственный);
- Документирование значимых для реализации проекта событий и результатов;
- Основные знания компании выражаются в следующем:
- Порядок работ (внутренний план-график);
- Шаблоны используемых документов по проекту;
- Программно-технические наработки (конфигурации, настройки и т. п.).
- Экспертный контроль реализации проектов.
3. РОЛИ — ЗОНЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Роли (зоны ответственности) описываются следующими понятиями:
Ответственность за результат — выполнение работ и принятие решений по использованию доступных ресурсов, направленных на достижение выделяемого результата.
Ответственность за ресурсы — принятие решений по использованию доступных (выделяемых) ресурсов, в рамках бюджета проекта.
Ответственность выражается в следующих формах:
- Действия;
- Принятие решений;
- Утверждение — право высказывания мнения и влияние на принятие определенных решений;
- Контроль — проверка соответствия результата определенным требованиям.
4. СТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
4.1. Подсистемы управления проектом
Как наиболее важные выделяем следующие подсистемы управления:
- Управление результатами;
- Управление работами и временем;
- Управление знаниями;
- Управление затратами;
- Управление качеством — техническая подсистема, включаемая для упорядочивания (контроля качества) ведения документов по проекту.
Как отмечено выше, основной принцип — это использование главного инструмента в каждой из подсистем управления проектом. Также рассматривается подсистема управления качеством как область технического ведения документации по проекту.
Главными инструментами являются следующие документы (см. рис):
- Резюме проекта;
- Спецификация результатов;
- План-график;
- Экспертиза проекта.
По каждому регламентному действию обязательно указываются:
- Ответственный;
- Требования к срокам выполнения;
- Наименование и статус исходящего документа.
Далее представлены характеристики каждой подсистемы управления проектом.
Подсистема Управление результатами
Под управлением результатами понимается область измерения и достижения целей проектов, которые описываются измеряемыми результатами на каждом этапе и фазе проекта.
Основной инструмент подсистемы — спецификация результатов. Спецификация — это всестороннее описание результатов, которые соответствуют поставленным целям и обладают измеримостью.
- Инициирование проекта
При инициировании проекта формируется первоначальная спецификация.
Основная задача — корректно сформулированный результат, актуальный до начала выполнения проекта.
Также здесь формируется раздел, описывающий запланированные результаты этапов работы (формируется руководителем проекта); - Выполнение проекта
Основная задача — актуализация спецификации, в т. ч. её расширение и изменение.
Отражение факта достижения выделенных результатов, вклад каждого участника проекта; - Завершение проекта
Основная задача — подведение итогов и выделение достижений команды и каждого участника проекта.
Подсистема Управление временем и работами
Под управлением временем и работами понимается комплекс работ по определению оптимального перечня задач и решений, связанных с загрузкой исполнителей в проекте.
Основной инструмент подсистемы — внутренний план-график проекта. Внутренний, потому что отражающий реальные задачи (в техническом задании для клиента может быть отражена обобщенная программа работ, не всегда включающая реальные работы). Далее просто план-график.
План-график содержит описание иерархии и последовательности выполнения действий, необходимых для реализации проекта работ, а также фактически выполненные работы.
Ключевые параметры плана-графика:
- Этап/Задача/ Работа;
- Участник (и) (исполнитель и ответственный);
- Дата, время плановое;
- Дата, время фактическое;
- Дата завершения работ (ориентировочная);
- Причины отклонений.
- Инициирование проекта
В момент инициирования проекта формируется нормативный план-график.
Основная задача — получение максимально подробно прописанной иерархии работ; - Выполнение проекта
Основная задача — отражение задач проекта в конкретизированные планы работ участников проекта, ведение учета фактически затраченного времени. Отражение причин отклонений; - Завершение проекта
Основная задача — подведение итогов и систематизация причин возникших отклонений.
Подсистема Управление знаниями
Под управлением знаниями понимается область используемых методов и технологий.
Основной инструмент подсистемы:
- Инструменты предыдущих подсистем;
- Используемые документы (рабочие и отчетные);
- Используемые программно-аппаратные средства (ПАС);
- Документ — Экспертиза проекта.
- Инициирование проекта
Формируется перечень используемых документов и ПАС, ссылки на проекты, инструменты которых можно взять за основу разработки нормативных.
Также формируется документ экспертиза проекта с выделением событий, которые надо «экспертировать».
Форма для документов и ПАС: Наименование, Назначение, Есть ли в наличии — где.
Форма для инструментов: Перечень проектов, контактных лиц; - Выполнение проекта
Для утверждения каждого этапа проекта привлекается эксперт (эксперты).
Основная задача — анализ решений и результатов этапа до его завершения и отражение результатов экспертного анализа в документе Экспертиза проекта. Рекомендации экспертизы — являются обязательными для исполнения в проекте.
События, которые необходимо экспертировать, определяются на этапе инициирования проекта; - Завершение проекта
Сбор и обобщение материалов, размещение их на хранение.
Подготовка Резюмирующего раздела документа экспертиза проекта.
Подсистема Управления качеством
Рассматриваемая подсистема направлена на контроль соблюдения требований документации проектов и прочих регламентных действий.
В рамках настоящей системы выделяются требования по ведению:
- Проектной документации, описанной выше;
- Формальной документации, связанной с реализацией проекта (подробно рассматривается в регламенте ведения документации).
Основные инструменты:
- Документ — Резюме проекта;
- Регламент ведения документации.