ПОЛОЖЕНИЕ

и регламент управления проектами

МБОУ «Звонаревокутская СОШ»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящий документ описывает общие положения и технологию ведения проектов МБОУ «Звонаревокутская СОШ».

Документ является обязательным для изучения и исполнения всеми сотрудниками школы.

Документ содержит три основных раздела:

1. Общие принципы, закладываемые в положение и технологию;
2. Роли — Зоны ответственности, выделяемые в управлении проектами;
3. Стандарт управления проектом.

2. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ

2.1. Цели настоящего положения

Целями разработки и внедрения настоящего положения являются:

1. Повышение прозрачности хода реализации проектов для руководителей и заинтересованных сотрудников МБОУ «Звонаревокутская СОШ»;
2. Накопление и распространение опыта и знаний, получаемых в ходе реализации проекта от участников проекта другим сотрудникам МБОУ «Звонаревокутская СОШ»;
3. Повышение качества выполняемых работ по проектам МБОУ «Звонаревокутская СОШ»;
4. Адекватная оценка вклада каждого участника в результаты проектов;
5. Повышение производительности выполняемых работ, т. е. создание возможности для выполнения большего количества проектов;
6. Повышение экономической эффективности проектных работ;
7. Внедрение инструментов материального стимулирования, позволяющих повысить заинтересованность участников в успешной реализации проектов.

2.2. Границы применения настоящего положения

Область применения настоящего положения:

От начала выполнения проектов к МБОУ «Звонаревокутская СОШ» до завершения выполнения проектов компании.

2.3. Модель управления проектами МБОУ «Звонаревокутская СОШ» (критерии выбора решений)

В настоящем документе как базовая предлагается следующая модель управления проектами.

1. Выделение только трех фаз проекта:

• Инициирование;
• Выполнение;
• Завершение.

2. Выделение четырех важнейших подсистем управления:

• Управление результатами;
• Управление временем и работами;
• Управление знаниями;
• Управление затратами.

Выбор вышеуказанных элементов является экспертным мнением автора. Исходной посылкой является то, что необходимо отработать важнейшие элементы проектной технологии. В дальнейшем возможно расширение используемых инструментов и технологий.

Как дополнительная выделяется подсистема управления качеством.

В рамках всех выделенных выше подсистем должны быть разработаны регламентные действия в случае возникновения отклонений в реализации проекта.

В качестве экспертных идей настоящего положения предлагаются следующие:

1. Минимизация документов по ведению проектов;
2. Выделение главных инструментов в каждой из подсистем управления, а именно одна подсистема — один важнейший документ.

В основу реализации модели управления проектами заложены следующие ключевые тезисы:

1. Организационное разделение ответственности между задачами целеполагания и выполнения работ по достижению поставленных целей;
2. Одна подсистема управления — один главный инструмент (но не единственный);
3. Документирование значимых для реализации проекта событий и результатов;
4. Основные знания компании выражаются в следующем:
   • Порядок работ (внутренний план-график);
   • Шаблоны используемых документов по проекту;
   • Программно-технические наработки (конфигурации, настройки и т. п.).
5. Экспертный контроль реализации проектов.

3. РОЛИ — ЗОНЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Роли (зоны ответственности) описываются следующими понятиями:

Ответственность за результат — выполнение работ и принятие решений по использованию доступных ресурсов, направленных на достижение выделяемого результата.

Ответственность за ресурсы — принятие решений по использованию доступных (выделяемых) ресурсов, в рамках бюджета проекта.

Ответственность выражается в следующих формах:

1. Действия;
2. Принятие решений;
3. Утверждение — право высказывания мнения и влияние на принятие определенных решений;
4. Контроль — проверка соответствия результата определенным требованиям.

4. СТАНДАРТ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

4.1. Подсистемы управления проектом

Как наиболее важные выделяем следующие подсистемы управления:

1. Управление результатами;
2. Управление работами и временем;
3. Управление знаниями;
4. Управление затратами;
5. Управление качеством — техническая подсистема, включаемая для упорядочивания (контроля качества) ведения документов по проекту.

4.2. Принципы регламента

Как отмечено выше, основной принцип — это использование главного инструмента в каждой из подсистем управления проектом. Также рассматривается подсистема управления качеством как область технического ведения документации по проекту.

Главными инструментами являются следующие документы (см. рис):

1. Резюме проекта;
2. Спецификация результатов;
3. План-график;
4. Экспертиза проекта.

По каждому регламентному действию обязательно указываются:

• Ответственный;
• Требования к срокам выполнения;
• Наименование и статус исходящего документа.

Далее представлены характеристики каждой подсистемы управления проектом.

Подсистема Управление результатами

Под управлением результатами понимается область измерения и достижения целей проектов, которые описываются измеряемыми результатами на каждом этапе и фазе проекта.

Основной инструмент подсистемы — спецификация результатов. Спецификация — это всестороннее описание результатов, которые соответствуют поставленным целям и обладают измеримостью.

1. Инициирование проекта
   При инициировании проекта формируется первоначальная спецификация.
   Основная задача — корректно сформулированный результат, актуальный до начала выполнения проекта.
   Также здесь формируется раздел, описывающий запланированные результаты этапов работы (формируется руководителем проекта);
2. Выполнение проекта
   Основная задача — актуализация спецификации, в т. ч. её расширение и изменение.
   Отражение факта достижения выделенных результатов, вклад каждого участника проекта;
3. Завершение проекта
   Основная задача — подведение итогов и выделение достижений команды и каждого участника проекта.

Подсистема Управление временем и работами

Под управлением временем и работами понимается комплекс работ по определению оптимального перечня задач и решений, связанных с загрузкой исполнителей в проекте.

Основной инструмент подсистемы — внутренний план-график проекта. Внутренний, потому что отражающий реальные задачи (в техническом задании для клиента может быть отражена обобщенная программа работ, не всегда включающая реальные работы). Далее просто план-график.

План-график содержит описание иерархии и последовательности выполнения действий, необходимых для реализации проекта работ, а также фактически выполненные работы.

Ключевые параметры плана-графика:

1. Этап/Задача/ Работа;
2. Участник (и) (исполнитель и ответственный);
3. Дата, время плановое;
4. Дата, время фактическое;
5. Дата завершения работ (ориентировочная);
6. Причины отклонений.

1. Инициирование проекта
   В момент инициирования проекта формируется нормативный план-график.
   Основная задача — получение максимально подробно прописанной иерархии работ;
2. Выполнение проекта
   Основная задача — отражение задач проекта в конкретизированные планы работ участников проекта, ведение учета фактически затраченного времени. Отражение причин отклонений;
3. Завершение проекта
   Основная задача — подведение итогов и систематизация причин возникших отклонений.

Подсистема Управление знаниями

Под управлением знаниями понимается область используемых методов и технологий.

Основной инструмент подсистемы:

1. Инструменты предыдущих подсистем;
2. Используемые документы (рабочие и отчетные);
3. Используемые программно-аппаратные средства (ПАС);
4. Документ — Экспертиза проекта.

1. Инициирование проекта
   Формируется перечень используемых документов и ПАС, ссылки на проекты, инструменты которых можно взять за основу разработки нормативных.
   Также формируется документ экспертиза проекта с выделением событий, которые надо «экспертировать».
   Форма для документов и ПАС: Наименование, Назначение, Есть ли в наличии — где.
   Форма для инструментов: Перечень проектов, контактных лиц;
2. Выполнение проекта
   Для утверждения каждого этапа проекта привлекается эксперт (эксперты).
   Основная задача — анализ решений и результатов этапа до его завершения и отражение результатов экспертного анализа в документе Экспертиза проекта. Рекомендации экспертизы — являются обязательными для исполнения в проекте.
   События, которые необходимо экспертировать, определяются на этапе инициирования проекта;
3. Завершение проекта
   Сбор и обобщение материалов, размещение их на хранение.
   Подготовка Резюмирующего раздела документа экспертиза проекта.

Подсистема Управления качеством

Рассматриваемая подсистема направлена на контроль соблюдения требований документации проектов и прочих регламентных действий.

В рамках настоящей системы выделяются требования по ведению:

1. Проектной документации, описанной выше;
2. Формальной документации, связанной с реализацией проекта (подробно рассматривается в регламенте ведения документации).

Основные инструменты:

1. Документ — Резюме проекта;
2. Регламент ведения документации.

5. РЕГЛАМЕНТ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ